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¿Qué caracteristicas pueden presentar las impresoras

 para ayudar al cumplimiento de la LOPD?

La impresión de documentos en el campo laboral es uno de los puntos esenciales de una adecuada política de confidencialidad, no solo por la documentación sensible para la propia empresa, sino más bien asimismo por aquellos documentos que contengan datos de carácter personal.
  
Desde hojas de pedido con datos de clientes del servicio o bien potenciales clientes del servicio, pasando por la contabilidad o bien información financiera, hasta la habitual documentación de un departamento de selección de personal (currículo), o bien de recursos humanos (nóminas, listado de personal sindicado) … la compañía está produciendo una valiosa información en soporte papel.

Una encuesta , desveló las grandes pérdidas económicas que supone el “olvido” de documentación en las bandejas de impresión y los inmensos peligros de seguridad que implica. 

En España, un cincuenta y siete por ciento  de los empleados reconoció que más de una vez se había dejado documentación en la impresora: un treinta y uno por ciento  información relativa a los empleados de la compañía y un veintisiete por ciento  información sobre los clientes del servicio de la compañía.
  
El artículo nueve de la LOPD establece que las partes implicadas en el tratamiento de datos van a deber adoptar las medidas de seguridad precisas para eludir la perturbación, pérdida, tratamiento o bien acceso no autorizado a dichos datos personales.

Conforme lo precedente, la compañía es la responsable de velar por el cumplimiento de las medidas precisas a fin de que la integridad del dato no sea vulnerada .

Políticas de seguridad:

que todos y cada uno de los empleados deben conocer, respetar y cumplir, debiendo contener aspectos semejantes como:

 Situación de la impresora: 

cualquier dispositivo físico por el que pueda accederse a datos (no solo impresoras, asimismo fotocopiadoras, escáneres y afines) han de estar instalados y puestos de forma estratégica a fin de eludir la visualización de la información por la parte de personas no autorizadas. Al hilo de lo precedente, es conveniente que para áreas o bien departamentos que traten información con una mayor necesidad de confidencialidad (datos contables, financieros, recursos humanos) se prevea la existencia de un periférico propio y no compartido con otros usuarios.

Establecimiento de perfiles de acceso :

a los dispositivos de impresión con el propósito de que solo las personas autorizadas puedan imprimir por la impresora asignada.

Retirada de documentación de la impresora: 

cuando el usuario mande documentación a la impresora, con información de carácter personal o bien reservado, va a deber asegurarse de proceder a retirarla de la bandeja de salida lo antes posible, verificando que no quedan documentos impresos en exactamente la misma. Además de esto, puede darse el caso de impresoras compartidas por múltiples empleados o bien usuarios, que podrían no estar autorizados para acceder a la información personal que se está imprimiendo.

El hecho de no establecer políticas de este género puede llevar a situaciones que, a veces, han derivado en demandas frente a la Agencia De España de Protección de Datos (AEPD) y que pueden ser sancionadas en base al incumplimiento no solo del artículo nueve de la LOPD, sino más bien asimismo del artículo diez, que establece el deber de guardar secreto profesional respecto de los datos personales tratados. El acceso a los datos, por poner un ejemplo, por otros usuarios sin autorización para el tratamiento, podría ser considerado por la AEPD como una transgresión del deber de secreto, tipificada como una infracción grave de la LOPD con multas entre sesenta y trescientos euros.


Las normas ISO asimismo son exigentes con respecto a las mejores prácticas relativas a la seguridad de la información, estableciendo la necesidad de que los usuarios reciban capacitación y concienciación sobre sus responsabilidades con respecto a la protección de la información manejada, incluyendo la impresión, transporte, destrucción y archivado de información en soporte papel, como la recogida de la información sensible y reservado impresa, de manera que solo sea accedida por las personas autorizadas por los responsables de la información.


En suma, así sea por cumplimiento de obligaciones legales o bien por conservar la confidencialidad de la documentación sensible de la compañía, es muy aconsejable que las entidades establezcan políticas internas a continuar que van a deber hacer conocer a los empleados, como asegurar una adecuada administración y verificación de su cumplimiento.



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