Nueva LOPD Alicante | Administración de fincas y la nueva normativa en Protección de datos 2018

| |

Nueva LOPD. LOPD Administradores Fincas y Asesores.900696737. www.somoslopdalicante.com

Protección de datos y administración de fincas

1.- Legitimación para el tratamiento de datos

Los administradores de fincas efectúan múltiples tratamientos de datos de carácter personal cuando actúan por cuenta de las comunidades de dueños. Desde la perspectiva de la normativa de protección de datos de carácter personal, y como principio de carácter general, están legitimados para tratar y contar con de los datos de los copropietarios que resulten precisos para la administración ordinaria de los temas de la comunidad en razón de la relación establecido que les vincula con la comunidad, en los términos acordados en exactamente la misma, y en el marco de la Ley de Propiedad Horizontal.

2.- Identificación de tratamientos de datos

Y también en su administración ordinaria, una comunidad de dueños puede servirse de diferentes archivos con datos de carácter personal con los que efectuar diferentes tratamientos. El archivo más frecuente es el que incorpora información personal de las personas físicas miembros de la propia comunidad.
Por norma general, en estos archivos son objeto de tratamiento los  datos personales: nombre de los dueños, teléfonos de contacto, direcciones postales, números de documento nacional de identidad y direcciones de mail
Acostumbra a llamarse archivo de “gestión de la comunidad de propietarios” o bien “fichero de propietarios”, y la comunidad se sirve de él para su administración contable, fiscal y administrativa, asegurando el cumplimiento por los dueños de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y el ejercicio de los derechos que corresponden a los copropietarios en la comunidad.
Los tratamientos de datos más habituales de las comunidades de dueños se efectúan con el propósito de “gestión” de la comunidad. Esta se sirve de ellos para diferentes funciones legales y contractualmente asumidas, de esta forma para facilitar el ejercicio de sus derechos a los propios comuneros.
La normativa de protección de datos no impide que la comunidad de dueños disponga asimismo de otros datos personales de los copropietarios, toda vez que se refieran a los perjudicados en su calidad de copropietarios y que no resulten excesivos para los fines propios de dicha comunidad.
Por último, muy frecuentemente las comunidades de dueños aprueban la instalación de sistemas de cámaras y/o cámaras, que dan sitio a tratamientos de imágenes de personas físicas identificadas o bien reconocibles. En un caso así, va a deber existir un archivo concreto con el propósito de “videovigilancia” o bien de “cámaras de seguridad”, cuya finalidad primordial es la seguridad y control de accesos y/o vigilancia de las instalaciones y elementos comunes del inmueble.

3.- Registro de actividades de tratamiento

Hasta mayo de dos mil dieciocho, se sostendrá actual el sistema de declaración y también inscripción de archivos con datos de carácter personal en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia De España de Protección de Datos (AEPD). Para efectuar la inscripción del archivo y, en su caso, la siguiente modificación o bien eliminación de dicha inscripción, se halla libre en la sede electrónica de la AEPD el servicio electrónico NOTA. Este formulario deja la presentación de notificaciones por medio de internet de forma gratis.
La obligación de avisar corresponde a la propia comunidad, mediante su presidente que, conforme dispone el artículo ciento treinta y tres de la LPH, ostenta legalmente su representación en todos y cada uno de los temas que la afecten.
Sin embargo, la notificación puede ser realizada por el administrador, actuando en representación del responsable del archivo, esto es, representando a la obligada, que va a ser siempre y en toda circunstancia la propia comunidad.
La obligación de anotar el archivo en el Registro General de Protección de Datos corresponderá a la comunidad, pudiendo instarla el propio presidente, en representación de la misma, o bien el administrador, si de esta forma se le confía.
Desde el veinticinco de mayo de dos mil dieciocho, con la aplicación eficaz del Reglamento europeo de protección de datos, va a desaparecer la obligación de avisar la creación de archivos al Registro General de Protección de Datos de la AEPD, aunque aparecen un conjunto de medidas de carácter interno que el responsable y/o el responsable de los tratamientos van a deber impulsar y tener documentadas “a disposición” de la AEPD. Particularmente, van a llevar un registro de las actividades de tratamiento, demanda a la que se mencionará más adelante.
En mayo de dos mil dieciocho desaparece la obligación de avisar la creación de archivos. En su sitio, brotan un conjunto de medidas de carácter interno que el responsable y/o el encargado de los tratamientos, van a deber impulsar y tener documentadas “a disposición” de la AEPD.
Estas medidas se concretan en el llamado Registro de las actividades de tratamiento.

Más información www.somoslopdalicante.com y en el teléfono gratuito 900 696 737
Nueva LOPD 900696737. LOPD Administradores Fincas y Asesores.Compliance. LSSI. Blanqueo de Capitales www.somoslopdalicante.com